Yoplait :
Créée en France en 1965 et affectueusement surnommée « la Petite Fleur », Yoplait est devenue aujourd’hui la deuxième marque mondiale de produits laitiers frais présente dans plus de 50 pays. Résolument proche des consommateurs, Yoplait est reconnue pour la qualité nutritionnelle de ses produits qui donnent envie de savourer la vie du bon côté.
Le développement rapide de la marque à l’international a été rendu possible grâce à la création d’un réseau de partenaires franchisés qui fabriquent et distribuent des produits Yoplait sous licence, puis reversent des royalties au groupe en fonction de leur CA. C’est pour sécuriser ces processus financiers de calcul des royalties par franchisé et leur réintégration dans le budget, que François-Régis Brégeon, Responsable financier Yoplait, a cherché une solution FP&A adaptée et contacté Smarthys.
Le contexte et les enjeux du projet
Si tous les outils internes Yoplait sont parfaitement adaptés aux problématiques et enjeux liés à la fabrication de produits de consommation à forte rotation (FMCG Fast Moving Consumer Goods), il n’en était pas de même pour le suivi de cette dimension Royalties & Franchisés, pourtant essentielle sur la dimension internationale.
Début 2019, les équipes étaient mobilisées sur le passage vers le nouveau système SAP, qui n’était pas adapté pour suivre cette activité spécifique. François-Régis Brégeon a alors développé un outil sous Excel qui permettait aux équipes Comptabilité, Contrôle de gestion et Marketing d’effectuer le suivi comptable et business des royalties par franchisé en fonction de leur CA puis de les réintégrer dans le Forecast. Fin 2020, les limites de l’outil Excel avaient été atteintes et il était nécessaire d’évoluer.
Les enjeux du projet étaient clairs :
- Fiabiliser et sécuriser les processus financiers de gestion des royalties,
- Choisir une solution puissante mais suffisamment simple pour que les utilisateurs puissent rapidement la prendre en main et l’administrer ensuite en toute autonomie.
- Garantir l’évolutivité de la plateforme et du modèle de données pour pouvoir prendre en charge d’autres processus ultérieurement.
François-Régis Brégeon s’est rapproché de la DSI Yoplait qui connaissait déjà Smarthys dont les experts étaient intervenus sur des projets liés aux outils de reporting. Smarthys a pris connaissance des attentes et choisi de présenter la solution Anaplan dont l’ouverture ainsi que les capacités d’intégration de données et de personnalisation répondaient parfaitement au besoin. De plus, Smarthys avait déjà mené un projet équivalent sur un suivi de royalties, ce qui a permis d’être très concret dès les premières présentations et de réaliser une maquette dans Anaplan. L’équipe Yoplait a ainsi pu se projeter plus facilement dans la future solution.
« L’outil interne développé sous Excel répondait parfaitement au besoin mais on atteignait ses limites. Le risque devenait trop grand qu’une erreur se glisse et fausse certaines données. Lorsque Smarthys a proposé Anaplan, j’ai tout de suite vu le potentiel de l’outil et la double expertise du consultant Smarthys sur les enjeux métiers et l’applicatif était vraiment rassurante.»
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La réponse et l’accompagnement Smarthys
Le projet Anaplan a démarré début 2021 avec des ateliers pour parcourir tous les processus (provisions, réception de factures, reprises de provisions, forecast, reporting…) et détailler tous les besoins fonctionnels. Cela a permis de définir l’architecture cible et le modèle de données avec toutes les sources d’entrées et de sorties d’informations.
Ce cadrage initial a permis ensuite de sécuriser le déploiement en mode agile, les experts Smarthys étant certifiés sur la méthodologie «Anaplan Way». Des workshops ont été organisés sur la partie métier pour définir les «User Stories» et illustrer de manière concrète à l’équipe Yoplait comment les processus serait traduits dans l’outil Anaplan. Ce principe de fonctionnement avec une validation itérative est essentiel pour faire le lien avec le besoin financier et le traiter de la meilleure manière possible dans le logiciel. C’est d’autant plus important lorsqu’on quitte un outil développé sur-mesure dans Excel, car même si Anaplan est très paramétrable, on est parfois obligé de faire des concessions…
Aujourd’hui, Anaplan est utilisé de manière centralisée, les franchisés remontent les informations de CA et les processus financiers de calcul des royalties ont été fiabilisés. La grande évolutivité de la solution Anaplan est aussi un vrai plus car les besoins et les règles peuvent changer avec les mouvements d’organisation. En termes de pérennité, il est d’ailleurs possible de s’appuyer sur le programme d’accompagnement Customer Success d’Anaplan pour valider le paramétrage réalisé au regard des bonnes pratiques de l’éditeur.
« Anaplan était clairement la brique manquante de notre SI Financier. C’est la première fois que je vois des utilisateurs s‘approprier aussi rapidement un outil. C’est très important car le business a toujours besoin de plus de détails et de flexibilité alors que les outils de reporting et bases de données restent parfois trop rigides. Aujourd’hui, les financiers doivent s’équiper d’outils qui leur permettent de valoriser les données auprès des équipes business. »
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