AMOA par Smarthys : la stratégie de la double expertise

Qu’il s’agisse d’optimiser des processus, de déployer de nouvelles solutions ou de faire évoluer l’organisation, l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) s’impose comme un partenaire clé. Son rôle ? Assurer l’alignement entre les besoins métiers et les solutions implémentées, et surtout, garantir l’adoption par les utilisateurs finaux, gage ultime du succès d’un projet.

Pour bien comprendre ce levier stratégique, nous avons interrogé Thierry Branche fondateur de Smarthys et Responsable de la BU EPM du groupe SQORUS, et Bruno Puech, Directeur Conseil & AMOA de la BU EPM du groupe SQORUS.

Comment l’AMOA contribue-t-elle à la réussite d’un projet ?

L’intervention d’une AMOA efficace se décline en 3 principaux volets, apportant une valeur ajoutée tangible à chaque étape d’un projet.

1. En amont du projet : clarifier la vision et sécuriser les fondations

L’AMOA joue un rôle déterminant pour cadrer et challenger le besoin métier. Cette phase peut se matérialiser par :

  • L’audit Flash : une mission de courte durée (moins de 2 mois) sur un secteur donné de l’entreprise (exemple le suivi budgétaire). Il a pour finalité un rapport d’étonnement qui vise à remonter une situation avec ses axes d’amélioration mais aussi ses points forts, recueillir les attentes, et ainsi définir une trajectoire pour améliorer le tryptique (Organisation / Process / Outils). Les actions préconisées sont ensuite placées sur une matrice croisant le risque à ne pas faire avec le coût et la difficulté de mise en œuvre d’une solution, les priorités entre des quickwins court terme ou des actions plus structurantes sont ainsi clairement définies.
  • La réalisation d’une étude de cadrage : cette mission, souvent rapide (un mois à un mois et demi), permet à partir de l’existant d’obtenir une définition claire de la cible comme de la trajectoire pour y arriver. Elle identifie les processus à mettre en place, en capitalisant sur les points forts existants et en intégrant les besoins d’amélioration. Elle permet de valider la cohérence du modèle de données attendu et la capacité du SI comme de l’organisation en place à y répondre à terme. Elle met en avant les points restants à approfondir. L’étude de cadrage est essentielle pour estimer la charge de travail, tant du côté de l’intégrateur que du client (métiers, IT, etc.) et donner un premier planning du projet de développement.
  • L’élaboration d’un cahier des charges complet : documentant de manière exhaustive le contexte, les attentes, les contraintes et les objectifs. Ce cahier des charges recense :
    • Les référentiels à utiliser
    • Les process à mettre en place
    • Les différentes interfaces à implémenter
    • La sécurité et les droits des utilisateurs
    • …

Sur ces différentes phases et livrables l’objectif de l‘AMOA est de challenger l’expression de besoins pour recueillir le besoin profond et ainsi comprendre les véritables enjeux et moteurs (unification, qualité de la données, automatisation, expérience utilisateur, évolutivité des processus, onboarding…) et ainsi jouer un rôle de conseil.

L’objectif est ici de s’assurer que le projet démarre sur des bases solides, avec une compréhension partagée des enjeux et des objectifs.

2. Pendant le projet : piloter, coordonner et faciliter

Durant la phase de réalisation, l’AMOA devient le chef d’orchestre qui assure la fluidité et la cohérence du projet :

  • Pilotage et gouvernance : mise en place et suivi des instances de pilotage, avancement du projet, gestion des risques et des plannings.
  • Spécifications fonctionnelles détaillées : spécifications détaillées du besoin métier pour permettre une mise en œuvre précise des processus à couvrir.
  • Aide au choix de solutions : accompagnement dans la sélection d’éditeurs et/ou d’intégrateurs, en adoptant une approche agnostique pour évaluer objectivement les options.
  • Rédaction du cahier de recette et accompagnement : s’assurer que la solution livrée correspond aux attentes et fonctionne correctement.

3. Après le projet : ancrer le changement et assurer l’adoption

Une solution techniquement réussie ne l’est vraiment que si elle est pleinement adoptée par ses utilisateurs. L’AMOA, via la gestion du changement (change management), joue ici un rôle de premier plan :

  • Accompagnement des utilisateurs : information régulière, ateliers de découverte en cours de projet… acculturer les métiers à leur futur solution tout en intégrant très en amont leurs attentes en termes d’UX/ergonomie.
  • Formation des utilisateurs : conception et animation de sessions de formation adaptées.
  • Rédaction de manuels utilisateurs et de tutoriels : fourniture de supports clairs et accessibles.
  • Mise en place d’un support post-démarrage : accompagnement des utilisateurs durant les premières semaines d’utilisation pour répondre à leurs questions et résoudre les problèmes.
  • Mesure de l’adoption et ajustements : suivi de l’utilisation et proposition d’actions correctives si nécessaire.

Comme le souligne l’expérience, un projet n’est réussi qu’à 50 % lors de sa livraison technique; les 50 % restants dépendent de son appropriation par les utilisateurs. 

Bruno Puech, Directeur Conseil & AMOA

En aidant le client à comprendre les enjeux des choix de processus, d’architecture ou de fonctionnalités retenus, L’AMOA s’assure donc que cette appropriation soit une réalité, transformant un outil performant en une véritable solution créatrice de valeur.

L’approche opérationnelle, basée sur des retours d’expérience concrets issus de missions variées, est notre marque de fabrique. Il ne s’agit pas de théoriser, mais d’apporter des solutions pragmatiques qui ont fait leurs preuves.

Thierry Branche, Responsable de la BU EPM du groupe SQORUS 

Dans quels types de projets l’intervention d’une AMOA est-elle particulièrement pertinente ?

L’AMOA trouve sa pertinence dès lors qu’un changement impacte au moins un des éléments du triptyque fondamental d’un projet : processus, organisation et solution.

Plus spécifiquement, son intervention est nécessaire lorsque :

  • Le besoin métier n’est pas totalement défini et précis : l’AMOA aide à clarifier, structurer et formaliser ce besoin (phase de cadrage, rédaction de cahier des charges).
  • L’outil ou le processus mis en place est très différent du précédent : un accompagnement au changement conséquent est alors indispensable pour assurer la transition et l’adhésion.
  • Une aide au choix est nécessaire : qu’il s’agisse de sélectionner un éditeur, un intégrateur, ou mieux encore le couple éditeur/intégrateur, l’AMOA apporte une expertise agnostique et objective.
  • Des « signaux faibles » apparaissent : faible disponibilité des équipes client, absence de leader clair pour porter le projet, désaccords entre les futurs utilisateurs clés (key users), besoins centraux mais aussi opérationnels… Ces indicateurs suggèrent un besoin d’accompagnement structuré.

Plus généralement, tout projet impliquant une transformation significative devrait bénéficier de l’apport d’une AMOA.

Comment bien choisir son AMOA ? L’importance de la double expertise

Le choix de son partenaire AMOA doit être bien pensé. Au-delà des qualités humaines essentielles (écoute, disponibilité, pédagogie…), plusieurs critères sont à considérer :

  • Expérience projet et connaissance des enjeux : une AMOA efficiente a une solide expérience de la gestion de projet et une compréhension fine des défis liés à la mise en place d’une solution. Elle ne se contente pas de définir des processus, elle anticipe les impacts.
  • Expertise en gestion du changement : la capacité à accompagner les équipes dans l’adoption de nouveaux outils et processus est fondamentale. Cela implique de comprendre les enjeux organisationnels et humains.
  • Double compétence métier et applicative : c’est un différenciateur majeur. Une AMOA qui comprend intimement le métier et qui possède une expertise applicative (pas seulement un léger vernis informatique) sera un interprète efficace entre les équipes métiers et les équipes IT (internes ou intégrateurs). Elle peut ainsi se projeter facilement dans les solutions préconisées et s’assurer que la solution livrée sera réellement adaptée (ergonomie, UX, fonctionnalités).
  • Approche agnostique et critique : une bonne AMOA ne cherche pas à imposer une solution spécifique. Elle analyse et part du besoin métier, connaît l’écosystème des solutions, et conseille de manière objective en présentant les avantages et les inconvénients de chaque option. Elle sait décrypter les discours marketing des éditeurs et alerter sur les éventuelles limites ou contraintes.
  • Pragmatisme et orientation résultats : l’AMOA doit être capable de s’adapter à l’ADN de l’entreprise, à sa maturité (notamment IT), et à ses ressources. L’objectif n’est pas de proposer la solution la plus « à la mode », mais celle qui apportera réellement de la valeur et qui sera pérenne.

L’AMOA doit partir du besoin réel du client en restant force de conseil pour exprimer le besoin métier mais aussi et surtout proposer une solution pérenne et évolutive dans un contexte donné. 

Thierry Branche, Responsable de la BU EPM du groupe SQORUS

Et c’est cette double expertise qui permet au client d’exprimer librement ses besoins métiers sans être d’emblée contraint par un outil, l’AMOA ayant la capacité, dans un second temps, de se projeter vers les solutions les plus adaptées et d’anticiper les enjeux de leur mise en œuvre.

Smarthys utilise cette double expertise, grâce à son vivier d’experts qui peut identifier comment adapter au mieux la solution ou quel type de solution répondra le mieux à l’expression d’un besoin. 

Bruno Puech, Directeur Conseil & AMOA

L’Offre AMOA de Smarthys : l’accompagnement pragmatique

Smarthys a structuré son offre AMOA pour couvrir l’ensemble des enjeux de la gestion de la performance et des projets de transformation, depuis la définition initiale du besoin jusqu’à production des reportings avec -ou à la place- des métiers, en passant par les enjeux spécifiques à la mise en place d’un projet. Cette offre se caractérise par une forte expertise métier couplée à une connaissance approfondie des solutions.

1. Conseil en amont des projets EPM (Enterprise Performance Management) :

  • Audit Flash : diagnostic rapide de l’existant et préconisations.
  • Cadrage stratégique : définition des objectifs, du périmètre et des indicateurs clés.
  • Refonte de processus métier : optimisation des processus de pilotage, de reporting, de consolidation, etc.
  • Aide au choix de solutions EPM / gestion de la performance : analyse comparative et recommandations.

2. AMOA projet, une assistance métier à chaque phase :

  • Cadrage et spécification du besoin métier : formalisation des exigences fonctionnelles et techniques.
  • Gestion du changement et formation : stratégie de conduite du changement, conception et animation des formations, création de supports.
  • Recette fonctionnelle et utilisateur : élaboration des plans de tests, accompagnement et exécution.
  • Gouvernance et pilotage de projet : suivi, reporting, gestion des risques et de la communication.

3. Offre métier post-projet et assistance opérationnelle :

  • Assistance à la production : support lors des phases critiques comme la clôture comptable, l’élaboration budgétaire, la publication des comptes consolidés… Smarthys met à disposition des ressources expertes (anciens contrôleurs de gestion, consolideurs…) qui peuvent intervenir en régie chez le client.
  • Support spécialisé sur les solutions EPM : assistance pointue grâce à une connaissance approfondie des solutions mises en œuvre (Oracle, OneStream, Board, Amelkis, etc.).
  • Montée en compétences des équipes clientes : accompagnement pour une appropriation durable des outils et processus.

Smarthys peut s’appuyer sur différents experts qualifiés pour répondre de manière flexible et réactive aux besoins spécifiques de chaque client, y compris pour des missions de mise à disposition de personnel sur la durée. 

Bruno Puech, Directeur Conseil & AMOA 

L’approche Smarthys, combinant expertise métier pointue, connaissance applicative et pragmatisme opérationnel, est conçue pour vous accompagner à chaque étape de ce parcours, avec un seul objectif : votre réussite.

L’AMOA est bien plus qu’une simple assistance technique ou méthodologique. C’est un partenaire stratégique qui sécurise vos investissements, maximise les chances de succès de vos projets de transformation, et surtout, s’assure que les solutions mises en place soient réellement au service de votre performance et adoptées par vos équipes. 

Thierry Branche, Responsable de la BU EPM du groupe SQORUS