Fast Close :
Réduisez vos délais de clôture pour publier
vos comptes consolidés plus rapidement

Publier vos comptes consolidés rapidement

Un des enjeux de la fonction finance est de réaliser la clôture et la consolidation des comptes dans des délais de plus en plus réduits. Cet enjeu intègre le renforcement des normes et exigences réglementaires, l’évolution des organisations, et le besoin croissant de maîtriser les OPEX.

Cette apparente contrainte de rapidité est aussi un levier de création de valeur ajoutée pour les entreprises : si elle est bien envisagée, la réduction des délais de clôture permet à vos équipes de se concentrer davantage sur l’analyse et la prise de décision.

La mise en place d’une démarche de Fast Close vise à accélérer progressivement le processus de clôture des comptes.

Cela nécessite, plus que d’aller vite, d’optimiser la clôture dans toutes ses dimensions : le processus, l’organisation et les systèmes. Les enjeux sont nombreux tant en matière de gestion du changement que d’industrialisation des processus et d’optimisation des systèmes.

Nos conseils pour réussir
votre fast close et raccourcir
vos délais de clôture

Du rapprochement des données intercos à l’automatisation des systèmes et à la revue de l’organisation, chacun des paramètres du processus de reporting doit être pris en compte pour contribuer à accélérer et optimiser l’ensemble du cycle.

Réconcilier les comptes intercos pour réussir son fast close

Conseil n° 1 – PROCESS

Réconcilier les comptes intercos
et intragroupes

Les choses se jouent dès la saisie des premières opérations. Vous devez effectuer un focus sur le rapprochement des données intercos dans un même outil au début du process de consolidation et reporting.

Il est primordial que la solution de consolidation des comptes retenue facilite le rapprochement des comptes intragroupes afin de fédérer les acteurs au sein d’une base commune, automatiser les traitements de réconciliation et contrôler afin de réduire le risque d’écarts. Ce rapprochement est essentiel pour fiabiliser les données et réaliser les gains de productivité nécessaires à la réduction des délais.
A prendre en compte également, notamment dans le paramétrage de l’outil : les spécificités inhérentes à votre groupe et à vos entités, qui tendent à complexifier le processus de réconciliation.
Variations quant à la volumétrie des données à récolter, enjeux de décalages horaires : pour pallier ces différences et fiabiliser les données, la mise en place de règles de fonctionnement doit faciliter le travail de vos équipes. Parmi les plus courantes : adopter la « règle du vendeur » pour la saisie d’une facture en cas d’écart, ou encore disposer d’un process pour parer aux éventuelles absences de collaborateurs impliqués dans la démarche.
Le succès de votre processus de Fast Close passe également par l’anticipation des règles de production du reporting après la clôture : introduisez des dates limites de facturation pour ne pas perturber la fiabilité de la réconciliation une fois les processus de clôture engagés.

Conseil n° 2 – CAPITAL HUMAIN

Engager activement les équipes dans la démarche de Fast Close

Une bonne communication est essentielle à travers toute l’organisation afin d’obtenir plus rapidement et plus facilement les informations nécessaires à l’élaboration des comptes consolidés. L’objectif : vous assurer que l’information est transmise le plus rapidement possible et éviter les retards. Les bonnes pratiques sont nombreuses dans le domaine. Vous pouvez notamment :

Former les intervenants pour les sensibiliser à l’importance et à l’utilisation des données transmises afin d’améliorer la qualité des informations fournies.
Définir et documenter en avance l’organisation pour clarifier la répartition des tâches et les responsabilités de chacun.
Communiquer bien en amont un planning prudent, donc ambitieux dans les délais demandés : plus les données arrivent tôt, plus vos équipes sont bien supportées et moins les absences de collaborateurs pèsent sur le processus.
Mettre en place des systèmes de récompense pour motiver vos équipes.

Engager les équipes pour réussir son fast close

Un support IT efficace : l’une des clés pour réussir son fast close

Conseil n° 3 – SYSTÈME

S’appuyer sur une solution efficace

Les équipes en charge de la consolidation doivent pouvoir s’appuyer sur une solution efficace, couvrant les processus métiers associés à la consolidation grâce à :

L’automatisation des tâches.
L’industrialisation des activités.
Une meilleure performance des traitements.
L’optimisation des processus de clôture des comptes.

réduire vos délais de clôture avec le Fast close

Notre accompagnement

Smarthys vous accompagne dans votre démarche de Fast Close et dans la mise en place de bonnes pratiques pour réduire vos délais de clôture. Nous couvrons notamment les domaines d’intervention suivants :

Accompagnement dans la définition des processus : réalisation d’un audit de votre organisation, support à la définition d’une organisation optimisée, aide à l’écriture des règles comptables et à leur mise en application dans le groupe.
Accompagnement de vos équipes à la conduite du changement.
Aide à la définition des besoins métiers, fonctionnels et techniques pour l’industrialisation des processus de clôture.
Support au choix et à la mise en place d’une solution logicielle adaptée à la réalisation de comptes consolidés.
Solutions d’hébergement et d’accompagnement pour un support IT efficace.