Le marché des logiciels prend inéluctablement la direction du Cloud : tous les éditeurs entreprennent ce virage à plus ou moins grande vitesse, y compris dans le domaine des solutions d’EPM et de Business Intelligence (BI). Pour les DAF ou DSI en charge de ces applications financières, il s’agit là d’un véritable enjeu en termes de transformation puisqu’ils évoluent petit à petit vers un rôle de gestionnaire de contrats et de services apportés aux fonctions opérationnelles. Alors, comment amorcer cette transition en limitant les risques pour l’entreprise et en maximisant les bénéfices apportés par le Cloud, notamment en matière de qualité de services autour des applications ?

À première vue, l’évolution vers un mode Cloud et/ou SaaS présente plusieurs avantages : réduction des coûts d’infrastructure et d’exploitation, maîtrise et optimisation des enjeux de supports et de maintenance, simplification du déploiement et de l’accessibilité des solutions ou encore possibilité de les voir évoluer.

Mais le terme Cloud recouvre plusieurs réalités : des plateformes full SaaS offertes par les éditeurs aux solutions de Cloud privé proposées par les partenaires, il existe des différences notables, de la gestion des performances jusqu’aux niveaux de services. À condition de s’appuyer sur un réel savoir-faire technique et applicatif orienté Cloud et applicatif Hyperion, ces solutions de Cloud privé peuvent représenter une alternative intéressante pour les entreprises qui souhaitent amorcer une migration en douceur.

Retours d’expérience de l’EPM/BI Cloud et SaaS : à quoi faut-il s’attendre ?

Migrer son application EPM/Business Intelligence d’un mode On-Premise à un mode full SaaS introduit des changements importants, qui impactent toutes les dimensions du système d’information financier. Il est souvent difficile pour les entreprises de se projeter en amont de cette transition, et les mauvaises surprises liées au manque d’anticipation sont très fréquentes.

Full SaaS : les mauvaises surprises à anticiper

Au fil de nos expériences de déploiement EPM & BI nous avons été témoins des écueils possibles avec le mode full SaaS. Prenons l’exemple d’une entreprise ayant supprimé par mégarde des données intégrées à son application : habituée à faire appel à son service IT en cas de problème sur sa solution On-Premise, elle s’est trouvée dans l’incapacité de les restaurer une fois passée en mode full SaaS, et dans l’obligation de contractualiser des unités de services supplémentaires et sur-mesure pour résoudre ce problème.

Autre cas fréquent : faire les frais de la disparition de fonctionnalités métier, disponibles sur la version On-Premise de sa solution d’EPM/Business Intelligence mais absentes de la version SaaS ; ou encore expérimenter des niveaux de performance « au ralenti » liés à l’hébergement mutualisé des solutions full SaaS, bien loin des performances sur-mesure calibrées pour les solutions On-Premise privées.

La migration vers le full SaaS s’accompagne donc aujourd’hui de nombreuses problématiques, qui varient d’une solution EPM à une autre. Pour y remédier, les éditeurs investissent massivement afin de fiabiliser et optimiser les performances des solutions proposées dans ce domaine, ce qui assure des perspectives plus qu’optimistes pour les solutions en mode full SaaS.

Passer par le Cloud privé

Les retours de nos clients ayant opté pour une migration vers un Cloud privé afin de contourner les faiblesses actuelles de certaines solutions full SaaS sont très positifs : ils y retrouvent les mêmes fonctionnalités EPM/BI, avec de meilleures performances, une meilleure qualité de services et les avantages du Cloud.

Le MCO (Maintien en Condition Opérationnelle) y est plus performant avec des sauvegardes automatisées (quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles), une rétention de trente jours, un RTO/RPO inférieur à quatre heures, un monitoring applicatif et technique proactif, une gestion des alertes automatisée, une GTD (Garantie du Taux de Disponibilité des applications) supérieure à 99 %.

Le Cloud privé représente donc une solution intéressante, qui pose toutefois la question de sa durabilité : l’assurance de la tranquillité ne dispense pas d’une réflexion à long terme et est à mettre en perspective avec la roadmap de l’éditeur.

EPM et Business Intelligence dans le Cloud : les 5 questions à se poser pour planifier son projet de migration

Il n’existe donc pas de solution parfaite pour migrer sa solution EPM/BI dans le Cloud, et s’engager dans une démarche de migration nécessite de se poser les bonnes questions. Il faut pour cela mettre en perspective les besoins et spécificités propres à son organisation, en tenant bien sûr compte des solutions déjà en place, avec les options proposées sur le marché.

L’important est de bien appréhender les différences qui existent entre le mode On-Premise auquel les entreprises sont généralement habituées, le mode full SaaS basé sur la mutualisation et le mode Cloud privé dédié permettant une personnalisation des services.

Voici les cinq principaux points à anticiper :

1 – L’adéquation fonctionnelle

Il s’agit de la première question à se poser : la solution envisagée doit garantir le même niveau de fonctionnalités pour les utilisateurs. Un point pas forcément évident, qui nécessite une analyse approfondie afin d’anticiper les éventuels effets de bord.

Certaines solutions d’EPM et Business Intelligence disponibles en mode full SaaS disposent de fonctionnalités avancées, d’autres présentent des limitations. Pour les identifier, il est possible de s’appuyer sur un partenaire intégrateur indépendant de l’éditeur et disposant d’une connaissance approfondie des fonctionnalités existantes sur le panorama des différentes solutions EPM/BI.

Si le différentiel est trop important, héberger ses solutions On-Premise existantes dans un Cloud privé représente une alternative intéressante : elle permet de conserver le même niveau de fonctionnalités en profitant des avantages de simplicité offerts par le Cloud.

2 – La dimension budgétaire

Nombre d’utilisateurs, taille de l’application, nombre de cubes et de dimensions… les spécificités de chaque solution feront varier la tarification, et les coûts d’une solution EPM/BI full SaaS peuvent vite monter. La transition vers un modèle de location introduit en effet des changements importants en matière de facturation, notamment dans les coûts à long terme qui ne sont pas les mêmes que ceux associés à l’achat d’une licence.

Le mode SaaS introduira notamment des différences en matière de facturation en faisant basculer les dépenses informatiques vers un mode « OPEX » (dépenses d’exploitation) plutôt que « CAPEX » (dépenses d’investissement), ce qui aura des répercussions importantes sur la stratégie financière de l’entreprise.

De son côté une offre Cloud offre davantage de souplesse et d’élasticité permettant à chaque entreprise d’adapter sa consommation de service en fonction de son réel besoin et ainsi d’optimiser les coûts engagés.

3 – La question des infrastructures et des capacités réseaux

Il est également nécessaire de bien évaluer les capacités réseaux et de s’assurer qu’elles répondent aux besoins de connectivité pour que tous les utilisateurs puissent accéder convenablement à l’architecture Cloud quand ils en ont besoin. Dans un réseau mutualisé, la capacité réseau doit en effet être suffisante pour supporter l’intégralité des connexions utilisateurs chez les clients. D’autres paramètres, comme les navigateurs trop anciens, constitueront des barrières à l’utilisation d’une solution EPM/BI en mode SaaS.

En cas de doute, héberger sa solution dans un Cloud privé offre l’assurance d’une capacité suffisante : les ressources sont dimensionnées directement en fonction des besoins de l’entreprise, sans mutualisation avec d’autres solutions.

4 – Les besoins de performance

En passant en mode full SaaS, l’entreprise n’a plus la main sur les performances. En cas de problème, il lui est donc impossible d’identifier et d’agir sur la source, ou encore d’adapter les ressources de la plateforme Cloud en cas de pic d’activité.

Il s’agit d’un point sensible pour les applications d’EPM et Business Intelligence qui peuvent parfois être très consommatrices en ressources et qui requièrent des hauts niveaux de performance pour supporter la puissance des calculs lors des phases de consolidation, par exemple.

Dans le cas des solutions EPM/BI déployées en Cloud privé, l’évolutivité de la plateforme est correctement dimensionnée pour les besoins du client. Celui-ci dispose également d’un monitoring de sa plateforme basé sur des indicateurs de performance techniques et applicatifs, qui permettent de suivre, d’identifier et d’agir sur les problèmes à la source.

5 – L’hébergement, la maîtrise et la sécurité des données

Avec le mode full SaaS, l’entreprise ne dispose plus du même niveau de maîtrise sur ses données. Celles-ci peuvent être hébergées en des points géographiques variés, nationaux comme étrangers, et donc devenir sujettes à des législations spécifiques en matière de stockage et d’accès.

La question de la sécurité des données se pose également au regard des procédures de sauvegarde des solutions en mode full SaaS. Quelles sont les modalités concrètes de restauration des données proposées par l’éditeur en cas de mauvaise manipulation ?

Les questions seront moins nombreuses dans le cas d’un hébergement EPM/BI en Cloud privé : le client retrouve un modèle de stockage similaire au schéma On-Premise, en infrastructure privée et dédiée, offrant la possibilité de restaurer les données grâce à un niveau de service garanti par le partenaire.

 

Ces questions mettent en exergue la complexité d’une migration vers le Cloud, qui nécessite de bien anticiper les impacts induits par cette démarche de transition.

Pour découvrir comment faire évoluer votre système d’information financier pour qu’il accompagne réellement la nécessaire évolution de la fonction finance, n’hésitez pas à télécharger notre guide pratique :

Le POC (Proof of Concept) permet de bien préparer et sécuriser sa migration vers le Cloud !

Avant de perdre la capacité d’agir, la définition et la mise en œuvre d’un POC (Proof of Concept) permet de réellement éprouver la faisabilité de son projet de migration EPM/BI dans le Cloud.

Une telle démarche offre l’avantage de la flexibilité : un POC permet de choisir le périmètre à tester et la durée du test (de quelques jours à quelques semaines) en fonction des spécificités du projet telles que la complexité de l’environnement et des processus et la volumétrie des données. Le coût du POC sera fonction de ces paramètres.

Il permet ainsi de tester point par point et à échelle réelle les questions détaillées précédemment, grâce à une configuration adaptée aux cas d’usage de l’entreprise. Celle-ci peut ainsi éprouver les capacités de performance, d’accessibilité, de fonctionnalités et effectuer un choix plus éclairé pour sa solution d’hébergement.

L’exemple du service « Smart Bench »

Le service proposé par Smarthys intitulé « Smart Bench » se décline en plusieurs étapes de préparation, permettant de réaliser un POC proche de la configuration finale recherchée par le client.

Pour cela, nos experts définissent un périmètre précis en reprenant des données historiques sur plusieurs années et scénarios. Ils établissent ensuite un cahier de recettes listant les actions les plus consommatrices en ressources et en temps de traitement machines. Ils réalisent enfin un échantillonnage et une optimisation de la plateforme en maquette, qui peut ainsi être testée par le client pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines.

Les retours d’expérience que nous avons à ce niveau justifient les dépenses associées à la réalisation d’un POC, qui permettent de réduire au maximum les risques liés à une migration de son SI financier vers le Cloud tout en retenant une solution d’hébergement adaptée à son besoin et bien dimensionnée.

 

 

Le Cloud est une réalité plus complexe qu’elle y paraît. Les questions soulevées se révèlent structurantes pour l’organisation, et le degré de maturité du marché des solutions logicielles full SaaS ne permet pas de répondre à la totalité d’entre elles.

Au regard des explications ci-dessus, la question pour les entreprises ne se limite donc pas à « comment choisir la solution d’hébergement adaptée ? » Il faut en effet aller plus loin et se demander : « comment choisir la solution d’hébergement adaptée et les services complémentaires indispensables à son bon fonctionnement » ?