Voltalia :
Créée en 2005, Voltalia est une entreprise internationale du secteur des énergies renouvelables, cotée sur le marché réglementé d’Euronext Paris depuis juillet 2014. Entreprise intégrée, Voltalia intervient tout au long de la chaîne de valeur d’un projet d’énergie renouvelable depuis le développement et le financement des projets, jusqu’à la construction, l’exploitation et la maintenance, toutes activités exercées pour son compte propre comme pour le compte de tiers. Engagée dans le développement durable, sa raison d’être – « améliorer l’environnement global en favorisant le développement local » – vient d’être inscrite dans ses statuts juridiques (au sens de la Loi Pacte).
Déjà présent dans plus de 20 pays, Voltalia a su conserver son esprit conquérant des débuts et maintient toujours une forte croissance : le nombre de sociétés consolidées a doublé dans les trois dernières années. Il était donc nécessaire de renforcer la fiabilité et l’efficacité du système de consolidation et de reporting basé sur Oracle HFM et Oracle PBCS, pour accompagner le Groupe dans sa trajectoire d’évolution rapide.
Voltalia fait ainsi appel aux équipes Smarthys depuis 2018 pour assurer la stabilité et l’optimisation fonctionnelle et technique de son système de reporting et consolidation. L’objectif était de bénéficier d’une plateforme stable, capable d’absorber la croissance du Groupe, tout en continuant son évolution et sa fiabilisation au travers des offres de TMA et d’hébergement/TMT de Smarthys.
Disposant d’une puissance en exploitation et en construction de plus de 1,3 gigawatts, Voltalia produit de l’électricité issue de ses installations éoliennes, solaires, hydrauliques, biomasse et de stockage.
Le contexte et les enjeux du projet
Les besoins d’analyse et de reporting liés aux différentes activités du groupe démultiplient le nombre d’entités dans le système ce qui rend sa structure complexe à gérer. Le groupe est en effet composé d’environ 300 sociétés juridiques pouvant intervenir sur plus de 10 activités. Ce sont donc au final plus de 700 « unités » qui doivent être consolidées dans Oracle HFM.
Environ 80 utilisateurs exploitent le système à la fois pour la publication des comptes consolidés mais aussi pour le reporting analytique et le reporting opérationnel auprès du management. En 2018, le Groupe se projetant dans une accélération de sa croissance et de ses besoins en matière d’utilisation de plus en plus large de la solution Oracle HFM, se devait de challenger la fiabilité et la performance de la solution pour assurer son futur.
Les enjeux du projet étaient clairs :
- Simplifier la gestion de la solution en passant de 3 interlocuteurs à un partenaire unique (Smarthys).
- Hiérarchiser les sujets critiques (hardware, règles de consolidation, besoin de reporting, …) puis les traiter par priorités pour les fiabiliser.
- Rationaliser l’environnement pour que les processus de consolidation soient plus simples à gérer et apportent du confort à tous les utilisateurs (y compris et surtout en filiale).
- Améliorer la performance de l’infrastructure technique pour accélérer considérablement les temps de traitements et absorber l’augmentation future du périmètre à consolider.
- Commencer à faire évoluer le système de consolidation et de reporting dans une logique d’amélioration continue.
« Il fallait changer la logique de travail et établir une relation de confiance avec un partenaire expert dans le cadre d’un accompagnement global applicatif et technique pour n’avoir qu’un seul interlocuteur. Les équipes Smarthys ont bien repris le projet en mains et réussi à faire en sorte que les outils Oracle HFM et PBCS soient fonctionnels et stables malgré un environnement très complexe. »
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La réponse et l’accompagnement Smarthys
L’analyse de l’existant a rapidement permis de définir une stratégie centrée sur l’amélioration de l’expérience utilisateur et l’efficience des outils. L’expertise et les retours d’expérience des consultants Smarthys sur Oracle HFM et PBCS ont aidé à comprendre où gagner en efficacité / fiabilité et à établir les propositions adaptées pour une mise en œuvre rapide sur tous les volets : hébergement, applicatifs et configuration.
Un contrat d’accompagnement global TMA/TMT a alors été mis en place et un outil de suivi de projet collaboratif a été déployé pour mieux suivre la résolution des tickets en synergie avec Voltalia dans le cadre d’une méthodologie agile.
Au niveau de l’hébergement, les performances d’Oracle HFM sont étroitement corrélées à l’intégration de la technique avec l’applicatif. La pertinence du « Setup » des serveurs et leur alignement avec les paramétrages Oracle HFM conditionnent les performances futures. La consolidation du groupe a ainsi été réduite à 5 minutes, ce qui favorise une vraie réactivité pour les équipes et leur apporte un plus grand confort d’utilisation.
Une véritable démarche d’amélioration continue a alors vu le jour et les possibilités fonctionnelles offertes par le système ont évolué de manière très dynamique pour optimiser certains traitements complexes, comme par exemple :
- Collecte des informations et auto-contrôle: les liasses de reporting, le cheminement de saisie, ainsi que les aides à l’auto contrôle ont été complètement repensés. Les modifications ont considérablement augmenté le confort d’utilisation et généré des retours très positifs des filiales du Groupe.
- Automatismes de consolidation : un certain nombre d’automatismes de consolidation classiques ou liés aux métiers du groupe absents ou défaillants ont été corrigés ou développés (élimination des marges interne, effet de change sur dividendes, contrôles bloquants, …).
- Automatisation des reprises d’historiques et Custom 4 : l’application d’origine avait été livrée avec un nombre trop réduit de Custom 4 (audit ID) et le déploiement des nouvelles Custom 4 a été très largement automatisé sur la base de critères Comptes / Custom d’origine.
L’outil de reporting et consolidation a non seulement été fiabilisé avec l’aide de l’équipe Smarthys mais est aussi devenu plus accessibles pour les filiales et a automatisé un certain nombre de tâches de consolidation auparavant manuelles.
« Smarthys n’offre pas qu’une prestation technique mais un véritable accompagnement et une réponse réactive à nos problèmes. Les équipes Smarthys travaillent à nos côtés et s’intègrent de manière naturelle à notre équipe consolidation. Une logique constructive s’est très rapidement installée, avec des consultants pragmatiques, force de proposition et capables de délivrer en respectant les délais annoncés. C’est cette relation de confiance que l’on cherchait. »
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