Fast Close : quelles sont les (vraies) bonnes pratiques et la méthodologie pour réussir ?

Il est courant d’associer la démarche de Fast Close à son effet recherché : clôturer plus vite grâce à une plus grande rapidité d’exécution. Or, pour en percevoir vraiment les bénéfices, la démarche de Fast Close doit être abordée comme une approche d’optimisation holistique qui s’articule autour de trois bonnes pratiques essentielles : organiser les processus, aligner les systèmes et accompagner les équipes.

Cela s’anticipe donc bien en amont du closing et nécessite avant tout de l’organisation : il ne s’agit pas simplement de « faire les choses plus vite » au moment de la clôture mais bien d’anticiper pour qu’aucun élément bloquant n’apparaisse lors de celle-ci.

Réduction des délais, Fast Close, Hard Close, pré-clôture… De quoi parle-t-on concrètement ?

Bien souvent les terminologies et définitions utilisées autour de la démarche de Fast Close varient d’une personne à une autre ou d’une entité à une autre. Il existe, en effet, des différences entre chacune de ces pratiques qui sont toutefois complémentaires. Pour l’entreprise, il est important de s’assurer que les définitions sont comprises et partagées par les acteurs de la démarche : les confusions autour des termes utilisés pourraient induire en erreur et ralentir la clôture.

Le Hard Close ou la pré-clôture : il s’agit d’un processus réalisé en amont de la clôture finale de l’exercice (généralement le mois précédent), visant à sécuriser les écritures spécifiques de l’année en cours. Elle peut être apparentée à un « crash test » permettant d’éprouver et de fiabiliser l’ensemble du processus pour s’assurer de sa bonne conduite à la fin de l’exercice. La pré-clôture est donc une technique permettant aux organisations de gagner du temps, et s’intègre pleinement dans la démarche plus globale du Fast Close.

Le Fast Close est bien la démarche globale qui vise à réduire les temps d’exécution et les goulots d’étranglement qui peuvent peser sur le processus de clôture. Il se rapproche donc d’une démarche d’amélioration continue qui permet d’anticiper toutes les étapes de clôture en les déclenchant bien en amont et en actionnant tous les leviers d’optimisation existants au-delà des activités purement comptables.

Au-delà du Fast Close et du Hard Close, la nécessité d’avoir des définitions précises s’étend à l’ensemble des normes et règles comptables. La mise en place d’un guide de reporting ou manuel comptable, en appui de la formation des utilisateurs, est notamment une bonne pratique à plébisciter. Spécifier par exemple les règles de gestion des intercos peut permettre de diminuer considérablement le temps lié à cette pratique généralement chronophage, en spécifiant la marche à suivre et en limitant les possibilités d’interprétation.

Définir le calendrier du Fast Close permet de mieux organiser ses process de clôture grâce à l’approche « projet »

Au-delà des règles et des définitions, adopter une approche méthodologique constitue l’un des éléments-clés pour réussir un projet de Fast Close.

Fixer des objectifs et établir le planning

La première étape pour la direction financière consiste à se réunir pour établir la liste de tout ce qui doit être traité de manière récurrente, en pré-clôture et en clôture. Cela permet d’appréhender le Fast Close dans ce qu’il propose de plus essentiel : une revue générale du calendrier de la fonction finance. Deux objectifs sont possibles :

• Analyser les tâches qui se révèlent trop chronophages dans le processus par rapport à la norme des entreprises du secteur et proposer des solutions pour réduire leur temps de réalisation.
• Initier une refonte complète du processus de clôture afin de réduire les délais sur toutes les échéances de l’année (avec, par exemple, prise en compte uniquement sur certaines périodes, il n’y a pas que « l’Actual » à réaliser mais également le budget, les forecasts, les reforecasts, le plan à 3 ans, le plan à 5 ans, etc.).

Le calendrier ou la frise chronologique définissant les différentes étapes de la démarche de Fast Close sera décliné en fonction de l’objectif recherché, en veillant à l’adapter aux spécificités et à l’agenda fiscal de l’entreprise.

Prenons l’exemple d’un exercice comptable clôturé au 31 décembre avec une consolidation intermédiaire en juin ; le calendrier de Fast Close se déclinera en 3 étapes, chacune détaillée en listes de tâches récurrentes et ponctuelles à avoir en tête pour assurer la fluidité du processus :

• Janvier à mai et juillet à octobre : tâches récurrentes mensuelles,
• Novembre (ou octobre) : Hard Close,
• Décembre : clôture annuelle.

Les tâches récurrentes à réaliser de manière mensuelle

Il s’agit, via ces activités récurrentes, de fiabiliser les processus, mettre à jour et assurer la cohérence des systèmes et enfin sécuriser la remontée des données. C’est lors de ces phases qu’il faut insister sur les éléments suivants :

• Mise en place d’un guide comptable (si possible interactif) permettant aux utilisateurs des filiales de renseigner correctement leur comptabilité dans les systèmes sources (systèmes comptables/ERP) et dans les systèmes groupe (EPM/CPM).
• Mise en place d’écritures automatiques et analyse d’une potentielle robotisation des tâches comptables (systèmes comptables/ERP).
  Gestion des référentiels et mapping des comptes des systèmes comptables et EPM en amont de la clôture pour s’assurer que tous les nouveaux comptes, entités, produits, etc. sont présents dans l’outil et que leurs impacts sur les paramétrages existants ont été correctement anticipés.
• Anticipation des évolutions réglementaires (CRC 99-02 ou normes IFRS) qui peuvent avoir de très gros impacts sur les systèmes et sur les charges de travail des équipes, à l’image d’IFRS 16.

Cette démarche est à systématiser : il faut s’assurer que l’intégralité de la chaîne des systèmes rentrant dans la démarche de pilotage de la performance est bien prise en compte.

Les tâches ponctuelles de sécurisation
pendant le mois du Hard Close

La pré-clôture permet de vérifier et sécuriser le bon fonctionnement des processus en amont de la phase de clôture réelle. Lors de cette étape, l’organisation se concentre sur les objectifs suivants :

• Sécurisation du plan de comptes avec les auditeurs/commissaires aux comptes,
• Documentation pour les annexes et les rapports financiers, avec notamment la possibilité d’automatiser un certain nombre d’états afin de réduire le temps dédié à leur création,
• Sécurisation des processus comptables,
• Sécurisation du mapping pour envoi vers l’EPM,
• Sécurisation des entités pour être sûr qu’elles sont présentes dans le scope,
  Sécurisation des journaux comptables.

L’entreprise doit profiter de la pré-clôture pour faire intervenir les expertises extérieures : actuaires pour les provisions de retraite, administrateurs/support système pour vérifier les opérations automatisées, etc. C’est également l’occasion de fiabiliser le processus de réconciliation des intercos et d’éviter toute remise en cause du processus au moment de la clôture.

Pour les entreprises qui, comme dans notre exemple, réalisent une consolidation intermédiaire au mois de juin, la pré-clôture du mois de mai permet d’obtenir des premiers éléments à fiabiliser (vérification des provisions, template, analyses des écritures de consolidation spécifiques à cet exercice et des retraitements, etc.) qui peuvent ensuite être affinés pendant la clôture intermédiaire.

Ces activités mensuelles récurrentes et ponctuelles lors de la pré-clôture permettent d’envisager la fin de l’exercice sous un autre angle. Le mois de la clôture est alors dédié au contrôle des opérations : le rôle de l’équipe Finance est de s’assurer que l’ensemble des tâches est correctement effectué et que les données sont fiabilisées.

Aligner son système EPM pour le Fast Close exige de faire converger les processus et les équipes

Une approche méthodologique cadrée et efficace ne garantit pas à elle seule le succès d’une démarche de Fast Close. Certaines bonnes pratiques d’optimisation du SI financier, qui ne se limite pas à l’automatisation des activités de saisie, contribuent à la réduction des délais de clôture.

Parmi les activités souvent sous-estimées, voire ignorées par les entreprises, les suivantes méritent d’être plus largement systématisées :

• La prévision des batchs automatiques pour mieux gérer et anticiper les travaux de calculs.
• L’utilisation des relances automatiques par e-mail pour améliorer la fluidité du processus et le respect des délais.
• L’automatisation des écritures comptables.
• L’utilisation des dernières avancées en matière de User Experience (UX) qui permettent par exemple de faire apparaître les définitions comptables directement dans l’outil pour permettre aux utilisateurs d’appréhender plus rapidement les comptes.
• La mise en place de contrôles automatiques pour garantir la cohérence des données et la définition des seuils d’exemption pour gagner du temps dans la résolution.
• La mise à disposition de manière simplifiée des états de restitution aux utilisateurs.

Plus largement, renforcer l’apport de solutions pour faciliter la réconciliation, le suivi, l’audit de transactions permet de contribuer positivement à la démarche de Fast Close. C’est sur cette dimension système qu’un cabinet spécialisé comme Smarthys va pouvoir délivrer une vraie valeur ajoutée grâce à sa double expertise : une connaissance fine du métier et une parfaite maîtrise des systèmes de consolidation.

N’hésitez pas également à télécharger notre guide pratique pour découvrir comment faire évoluer votre système d’information financier pour qu’il accompagne réellement la nécessaire évolution de la fonction finance :

Accompagner la conduite du changement auprès des équipes : le dernier facteur-clé de succès

Dans une démarche de Fast Close, l’aspect humain doit être considéré avec beaucoup d’attention. En effet, une telle démarche induit de nouvelles tâches, process et outils à s’approprier, qui représentent une charge de travail supplémentaire. Elle peut donc générer des réticences et s’avérer démotivante pour les équipes, voire devenir contreproductive.

Pour l’éviter, il est nécessaire de bien dimensionner les processus et la charge de travail demandée. Il s’agit de placer le curseur au bon endroit, en fonction de la volumétrie et de la complexité des opérations.

Il faut pour cela se poser les bonnes questions autour de la volumétrie, de la granularité et du sens des données demandées : sont-elles utilisées ? Pour quelle raison les exige-t-on ? Consomment-elles trop de temps et d’énergie pour, in fine, un résultat mitigé ?

Il faut par ailleurs prendre en compte la nécessité pour les filiales de s’adapter à ces nouveaux outils et processus mis en place, en les accompagnant grâce à des formations planifiées bien en amont de la période de clôture.

La gestion du changement passe également par la communication d’un processus clair et documenté (mentionné dans la première section de cet article), qui doit permettre d’accompagner les acteurs impliqués à chaque étape de la démarche et faciliter leur autonomie. Ainsi seront assurés la diffusion et le partage des bonnes pratiques à adopter au niveau groupe, notamment en matière de mapping entre les écritures comptables et le système EPM pour gagner du temps et éviter les erreurs de saisie.

Une fois n’est pas coutume : de la définition des processus à l’accompagnement des utilisateurs, ces activités sont à anticiper bien en amont, car l’équipe Finance n’aura pas le temps de s’y attarder pendant la clôture.

 

Pour assurer le succès du Fast Close, il faut donc garder en tête cette démarche entonnoir qui vise, dans un premier temps, à se structurer à l’aide d’un calendrier précis permettant d’aligner l’organisation, puis à décliner les actions d’optimisation du système et d’accompagnement des équipes.

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