Internalisation : les enjeux et bonnes pratiques pour internaliser votre processus de consolidation

Parmi les projets contribuant à transformer la fonction Finance, l’internalisation du processus de consolidation fait partie des étapes clés pour améliorer le pilotage et les prises de décisions stratégiques. La maitrise du processus de production des comptes consolidés est indispensable à l’organisation de l’ensemble du processus de reporting. Elle permet d’accompagner l’évolution  de l’organisation d’un groupe et gérer  sa performance. Les enjeux sont à la fois systèmes, métiers et organisationnels, et nécessitent de faire appel à des compétences expertes au-sien des cabinets d’expertise-comptable et de conseil en SI Finance. En revanche, si la croissance du nombre d’entités et d’activités amène à envisager d’internaliser ce processus, la démarche n’est pas toujours simple et faire les bons choix est d’autant plus important…

Les consultants Smarthys ont mené avec succès de nombreux projets d’internalisation et d’amélioration des processus de consolidation, c’est pourquoi nous avons souhaité partager dans cet article nos retours d’expériences pour vous aider à mieux appréhender ce projet majeur pour le développement d’un groupe.

Les grands enjeux d’un projet d’internalisation

Le premier enjeu d’un projet d’internalisation de la consolidation est bien souvent lié à un besoin de mieux piloter l’activité en se réappropriant ses données, que ce soit à l’initiative de la direction générale ou des partenaires financiers qui souhaitent obtenir une information financière consolidée plus précise et surtout mise à jour plus fréquemment qu’à la seule échéance annuelle.

Lorsque le processus de consolidation est externalisé, il n’est pas toujours possible d’accéder aux comptes consolidés de manière rapide en cours de période alors que les groupes ont besoin de plus en plus de réactivité pour anticiper l’impact d’un évènement sur le résultat d’une activité ou d’une société. Au fur et à mesure de son développement, il est nécessaire de pouvoir analyser plus simplement la performance d’une activité, d’accéder au détail des comptes et d’avoir une piste d’audit fiable mais cela nécessite d’avoir la maîtrise de ses données, ce qui n’est pas toujours le cas lorsque la consolidation est externalisée.

Un projet d’internalisation de la consolidation présente ainsi quatre grands enjeux :

• Processus : le premier enjeu est de se réapproprier ses processus de consolidation et de reporting. En augmentant la fréquence de production du reporting consolidé avec une meilleure granularité des informations, on améliore ses analyses comme ses prévisions budgétaires en mettant en œuvre par exemple des prévisionnels de trésorerie plus poussés.
• Solution : il est indispensable de choisir une solution complète que la direction financière pourra s’approprier rapidement et qui soit à la fois très automatisée mais aussi suffisamment personnalisable pour pouvoir la faire évoluer facilement à un coût maitrisé.
• Réunification : il faut viser l’unification de la consolidation statutaire et du reporting car cela facilite la réconciliation des processus et l’unicité de la donnée financière aidera ensuite à obtenir toutes les analyses souhaitées.
• Humain: le projet a de nombreux enjeux humains. Au-delà d’internaliser une compétence pour la production des comptes consolidés, l’internalisation renforce rapidement les liens entre les filiales et le groupe grâce à la l’implication des différentes parties prenantes autour de données produites.

Nos experts ont d’ailleurs partagé de nombreux conseils dans notre dernier Ebook pour aider les directions financières à répondre aux grands enjeux de reporting / consolidation difficilement traités par les outils EPM :

Les bonnes pratiques
pour réussir le projet

Le projet amène à se poser beaucoup de questions : doit-on prendre le même logiciel de consolidation que celui utilisé par le cabinet comptable ? Est-ce que j’ai dans mes équipes un consolideur ou dois-je recruter pour internaliser les compétences ? Comment le processus de production des données doit-il être ordonnancé avec les équipes comptables ? Autant d’interrogations qui témoignent de l’importance de ne pas minimiser le côté organisationnel du projet, qui est le premier point à traiter avant de rentrer dans la mise en œuvre opérationnelle…

Les principales étapes clés du projet

• L’analyse préalable : il est fondamental de commencer par déterminer les enjeux au regard du contexte de l’entreprise. Cela permet de définir les grands axes du projet et d’établir les priorités en termes de gestion et de consolidation. Cette étape aboutit également à certains choix stratégiques comme celui de recruter un consolideur et le regard extérieur de consultants expérimentés dans des projets similaires est alors important.
• Le choix de la solution de consolidation vient ensuite et doit tenir compte du système d’information financier existant pour bien s’intégrer avec le(s) logiciel(s) comptable en place dans les entités du groupe. Lorsqu’il s’agit d’internaliser la consolidation, mieux vaut privilégier une solution à la fois clés en mains pour ne pas compliquer le projet mais aussi suffisamment personnalisable pour intégrer facilement les spécificités du groupe en termes d’analytiques et de besoins de pilotage. Le regard extérieur de consultants expérimentés et connaissant les différents logiciels de consolidation du marché sera à nouveau important.
• Le déploiement et plus particulièrement la reprise des données historique est un point de vigilance quand on réinternalise la consolidation. La difficulté vient souvent de la granularité dans les systèmes de consolidation de l’expert-comptable qui ne correspond pas aux nouveaux objectifs en termes de gestion des intercos, des plans de comptes et de l’analytique qui sont plus détaillés que ce qui pouvait être fait avec le cabinet. Il y a toujours un vrai enrichissement des données. Cela nécessite de travailler en parfaite synergie à la fois avec les consultants logiciels qui devront avoir une double expertise métier et applicative, mais aussi avec l’expert-comptable pour tenir compte de l’historique et ainsi limiter les effets de bord et les risques.
• L’anticipation du mode Run qui vise à garantir la continuité du bon fonctionnement. Le projet fait nécessairement évoluer une organisation en place depuis des années et il ne faut pas se tromper dans ses choix du triptyque Organisation / Solution / Processus. La direction financière va prendre davantage de responsabilité en réintégrant la consolidation et elle doit partager avec tous les décideurs et parties prenantes les vrais enjeux de ce projet.

Et s’il existait une nouvelle approche dans les projets de l’internalisation de la consolidation ?

Le premier besoin qui motive pour internaliser son processus de consolidation étant lié à des enjeux de pilotage de l’activité, une approche intéressante vise à conserver la dimension statutaire en externe et à n’internaliser que la consolidation de gestion. Cette approche offre davantage de synergie et maintient le partenariat avec le cabinet comptable qui utilisera désormais la solution internalisée du groupe pour la consolidation statutaire. Si le groupe est soumis aux normes  IFRS, cela peut être encore plus pertinent puisque l’expertise légale reste externalisée.

Cette méthode « hybride » peut être une approche intéressante  puisqu’elle évite au groupe de devoir recruter un consolideur expert et d’en supporter le coût, tout en bénéficiant des avantages de maîtriser la production des comptes consolidés en interne afin de répondre à ses besoins liés au pilotage de l’activité.

Une solution comme Amelkis EPM est particulièrement indiquée dans ce type d’approche car c’est la solution de consolidation statutaire la plus automatisée et efficace du marché : 50% des clients sont des cabinets comptables.

Les consultants Smarthys ont accompagné plusieurs projets d’internalisation des processus de consolidation avec succès. Grâce à notre double expertise métier et applicative, nous vous apportons une vision complémentaire sur les processus et les outils. Nous avons ainsi la capacité de comprendre rapidement vos enjeux et de les traduire en paramétrages pertinents dans la solution de consolidation choisie.