Essbase : faut-il migrer ? Comment tirer profit des dernières évolutions Oracle EPM ?

Si vous êtes utilisateur de cubes Essbase, vous vous posez certainement des questions liées à la migration de la plateforme ou du moins à son optimisation. La technologie Essbase est challengée par de nouvelles offres ou de nouveau acteurs, mais elle n’en reste pas moins une des plus fiables du marché en matière d’analyse multidimensionnelle. De fait, les migrations Essbase sont souvent vues comme un projet uniquement technique alors que c’est une occasion parfaite pour mieux exploiter les données de votre SI Financier et créer davantage de valeur autour des nouvelles offres Oracle offrant d’importantes nouveautés applicatives autour d’une technologie qui évolue.

Les bénéfices issus des différents scénarios de migration sont en effet plus concrets aujourd’hui, que ce soit pour profiter des dernières nouveautés autour d’Essbase, son offre en Cloud, évoluer vers les solutions Oracle Planning ou PBCS qui exploitent le même moteur voire étudier l’opportunité de changer pour d’autres éditeurs plus disruptifs sur le marché…

Migration des cubes Essbase, de quoi parle-t-on exactement ? Pourquoi changer ?

Selon le contexte, il n’est pas toujours évident d’engager cette migration lorsque la base installée est significative, les interconnexions nombreuses et que les cas d’utilisation sont multiples au sein de l’organisation. Beaucoup de grands groupes ont construit tout leur reporting sur un socle Essbase durant les 20 dernières années car c’était alors la seule base de données multidimensionnelle qui permettait de « faire avouer la donnée », comme on l’entendait souvent dans les couloirs des directions financières…

En tant que partenaire privilégié Oracle EPM, nous accompagnons de nombreux clients Essbase chez qui nous avons réalisé de nombreuses migrations ou projets d’évolutions vers une nouvelle offre Oracle autour d’Essbase ; l’équipe Smarthys maîtrise ainsi parfaitement l’environnement technologique et toutes les considérations à prendre en compte lors d’un projet d’évolution. On peut citer l’exemple d’Air Liquide ou Yoplait, que nous accompagnons depuis la création de Smarthys sur l’ensemble des applications de Reporting Financier Groupe sous Essbase, interfacées avec SAP/BFC dans le cadre de nos services de TMA.

L’interface, le principal reproche fait à Essbase…

En effet, l’absence d’interface web et de fonctions collaboratives dans Essbase limite aujourd’hui la pérennité de la technologie dans les organisations. Sans environnement de saisie et de restitution partagé et ergonomique sur le web, les contrôleurs de gestion restent bien souvent dans Excel et cela freine la possibilité d’ouvrir des processus financiers de manière « cadrée » à d’autres populations d’utilisateurs.

Aujourd’hui, par rapport à l’évolution des besoins et des technologies, les stratégies de transformation du SI Financier exigent de prendre en compte les nouvelles attentes fonctionnelles des utilisateurs. Les outils de reporting doivent être centrés sur le partage d’informations et la Data Visualization et chercher à impliquer davantage les managers opérationnels, qui sont à la source des données, pour fiabiliser les processus financiers.

La question de la migration Essbase est donc inéluctable, il faut évoluer ; mais comment inscrire le projet dans une véritable logique de transformation du SI financier ?

 

2 scénarios possibles pour votre migration Essbase au sein de l’environnement Oracle EPM

Parmi les différentes évolutions « naturelles » de votre plateforme Essbase au sein de l’environnement Oracle EPM, plusieurs scénarios se dégagent :

1/ Simplifier votre reporting grâce au Cloud et la Data Visualization

Il est possible de migrer les cubes Essbase locaux vers la solution OAC (Oracle Analytics Cloud). L’intérêt est de pouvoir conserver vos cubes existants en se concentrant sur la modernisation du reporting grâce aux outils de Data Visualization dans le Cloud qui faciliteront le partage et la diffusion.

La migration vers Oracle Analytics Cloud est facilitée grâce à des utilitaires pré-packagés Oracle qui permettent d’exporter les applications Essbase puis de les réimporter dans l’environnement OAC. Il y a cependant quelques points de vigilance bien identifiés par nos experts sur les variables liées aux applications et les macros VBA qui sont à réécrire dans le nouvel environnement Web. De plus, si vous utilisez l’Add-in Essbase dans Excel, il faudra désormais passer sur le plug-in SmartView.

2/ Moderniser la brique Budgeting avec davantage de collaboratif

La migration peut aussi être l’occasion de faire évoluer vos processus d’élaboration budgétaire vers une dimension plus collaborative et plus qualitative en migrant vers Oracle EPM Cloud (PBCS / e-PBCS). En effet, ces nouveaux environnements permettent de mettre en place des workflows de validation associés à des interfaces de saisie web et des Dashboards pour faciliter la diffusion de l’information et pour impliquer davantage les utilisateurs non-financiers dans les processus du prévisionnel : Forecast, Budget et plan.

Dans ce scénario, il n’existe pas d’utilitaire pré-packagé Oracle pour migrer de Essbase vers PBCS, il est nécessaire de transférer le référentiel de données en y apportant quelques modifications de structures. Pour faciliter le travail, nos experts ont développé des Smart Tools qui permettent d’automatiser un certain nombre de traitements et notamment la partie contrôle des données transférées au format PBCS. Les règles métiers et éventuels masques de saisie qui auraient été développés en VBA devront ici aussi être transformés en Web Form sur PBCS.

La question de fond est donc de savoir ce que l’on privilégie en termes de besoins : le reporting et le partage de la donnée ? Ou les workflows et le collaboratif autour des processus budgétaires ? Ou les 2 pour rechercher à la fois plus d’agilité et de création de valeur ?

Avant de se lancer dans la migration, que faut-il faire ?

Comme dans beaucoup de projets d’évolution applicative et/ou de changement technologique, il est important de bien définir le périmètre et les objectifs : la solution Oracle Analytics Cloud par exemple n’a aucune limite et peut accueillir un nombre conséquent de cubes mais cela ne répondra qu’à vos besoins de reporting et de Data Visualization, pas à celui d’impliquer davantage les utilisateurs métiers pour favoriser le collaboratif et fiabiliser les données.

Il existe néanmoins des recommandations et bonnes pratiques : lorsque les cubes sont relativement autonomes ou connectés à quelques sources de données facilement évolutives, on peut s’orienter plus simplement vers le scénario PBCS. En revanche, un point d’attention est à porter lorsque les cubes sont étroitement connectés avec d’autres systèmes en amont ou en aval car dans ce cas, le chantier lié à l’évolution des interfaces de données sera plus important. C’est le cas par exemple lorsque tout le système de reporting groupe repose sur Essbase dans des environnements internationaux connectés aux ERP et au logiciel de consolidation financière.

Engager un projet de migration Essbase doit donc se concentrer sur les apports et la création de valeur réelle par rapport aux nouvelles solutions mises en œuvre plutôt que de décider en fonction des contraintes organisationnelles et/ou techniques.

Pour vous assurer que votre projet de migration atteigne vos objectifs, nous vous invitons à contacter notre équipe de consultants expert Essbase qui grâce à notre méthodologie éprouvée, sauront vous faire passer du recueil de besoins à un vrai plan de migration complet : étude d’impact, schéma cible et plan projet avec planning et charges.