Quels sont les facteurs clés de succès pour réussir votre implémentation Anaplan sur la planification budgétaire ?

La solution Anaplan s’inscrit totalement dans les nouvelles logiques de transformation des systèmes d’information financier. Plus agile et plus innovante, cette « plateforme de planification connectée » permet de modéliser simplement et rapidement tout processus métier de pilotage dans l’entreprise (élaboration budgétaire, prévisions des ventes, tableaux de bord RH, etc.) avec une dimension collaborative très forte.

Les structures qui ont réussi leur intégration d’Anaplan sont toutes unanimes sur les bénéfices obtenus :

• Adhésion rapide des utilisateurs favorisant une meilleure collaboration
• Autonomie de la solution pour enrichir les scénarios de simulation et de prédiction
• Capacité à faire évoluer la solution pour l’ouvrir à d’autres directions dans l’entreprise

Mener un projet Anaplan est donc un excellent moyen de moderniser son SI Financier et d’accélérer les prises de décision. La plateforme vous permettra de remplacer des outils obsolètes pour répondre aux nouvelles attentes de collaboration et de restitution autour de vos données stratégiques.

En dépit de son agilité et de son approche novatrice qui lui permettent de dépasser les contraintes des solutions EPM antérieures, la solution Anaplan reste confrontée aux mêmes risques liés au déploiement d’un projet qui exigent de respecter certaines pratiques pour en garantir le succès : cadrage du périmètre, fiabilisation de la data, gestion de la sécurité, etc.

Afin d’éviter les écueils, en cours de projet, liés à la matérialisation de ces risques, nous vous présentons ici nos conseils pour mener à bien votre projet d’élaboration budgétaire sous Anaplan.

La méthodologie agile n’occulte pas l’importance du cadrage du besoin en amont

En tant que partenaire certifié Anaplan, nous suivons la méthodologie agile « Anaplan Way » recommandée par l’éditeur. Toutefois, nos nombreuses expériences de déploiement de solutions d’élaboration budgétaire dans des grands groupes aux organisations complexes (structures et problématiques « métier » protéiformes) nous rappellent que le cadrage initial, notamment sur le modèle de données et l’architecture applicative, demeure déterminant pour le succès final du projet. En effet, l’élaboration de données fiables est un défi récurrent des directions financières dans leurs projets de planification budgétaire et c’est en ce sens que la qualité des spécifications découlant du cadrage initial est déterminante.

Anaplan est une solution permettant aux « builders » (administrateurs) de créer des modèles de façon très souple et évolutive. La méthodologie Anaplan Way reprend par conséquent les grands fondamentaux de l’agile : en se basant sur les « User Stories », on développe chaque fonctionnalité l’une après l’autre pour construire progressivement l’architecture applicative. Anaplan Way convient parfaitement à l’outil qui est très orienté End User et dont les interfaces sont faciles à appréhender ce qui simplifie la conduite du changement nécessaire.

De plus, Anaplan dispose d’une architecture ouverte qui facilite l’intégration de données externes par des connecteurs et qui permet d’impliquer l’utilisateur final dans la co-construction du modèle de données. La solution est ainsi hautement extensible (scalability) et facilite l’accessibilité aux différents modèles de données sources. Cela assure une capacité de l’outil à s’adapter aux formats des données à exploiter : L’objectif final étant de garantir une expérience fluide et intuitive au fil des différentes interfaces de chaque modèle.

Toutes ces possibilités impliquent la nécessité d’avoir une vision précise de l’architecture applicative cible et de son alignement avec le modèle de données d’input, au risque de mettre en péril le succès et la viabilité du projet.

Notre vision sur un projet Anaplan : conserver les avantages de la méthodologie agile tout en réduisant les risques inhérents grâce au pré-cadrage

Retirer les bénéfices d’une méthode agile nécessite donc d’avoir une vision très claire, en amont du projet, de ses éléments structurants tels que le modèle de données et la cohérence du lien entre les différentes briques applicatives dans son intégralité.

Par exemple, moderniser la planification budgétaire dans un groupe avec des filiales dans le monde entier implique potentiellement des centaines de personnes issues du contrôle de gestion, des directions financières ainsi que des équipes métiers à la source des évènements « business » et qui sont les premiers fournisseurs de données de qualité au service de la fiabilisation des prévisions. Mener un projet de ce type comme on développerait une application mobile grand public : une construction empirique où l’on empile des briques applicatives risquerait de manquer de cohérence.

Comme pour tout projet de transformation du SI Financier, il ne faut pas oublier d’identifier les facteurs clés de succès du projet Anaplan tout en restant vigilant aux différentes formes qu’ils peuvent prendre au cours de la vie du projet en fonction de leur évolution. En aucun cas, la flexibilité d’un outil comme Anaplan ne permet de faire l’économie de cet exercice régulier et rigoureux !

Les fondamentaux qui font le succès d’un projet d’élaboration budgétaire

La collecte des données et l’approche métier restent indéniablement les éléments qui comptent le plus dans le succès d’un projet d’amélioration du pilotage budgétaire. En effet, prévoir toutes les ressources estimées nécessaires à la réussite du projet devient obsolète si les données collectées ne sont pas fiabilisées tout autant que les indicateurs clés servant à l’élaboration du budget. Dans le cas contraire, la robustesse des prévisions budgétaires est inévitablement menacée.

Depuis sa création, l’équipe Smarthys Consulting, dans le cadre des projets menés dans de très nombreux secteurs d’activité (services, banque/finance, Retail, logistique, industrie, médias…) a toujours su établir avec ses clients les spécifications technico-fonctionnelles pertinentes qui ont permis d’atteindre les bons niveaux de granularité de reporting et résultats des applications d’élaboration budgétaire.

Pour cela, il faut commencer par établir de façon pertinente les bonnes pratiques qui permettront d’optimiser la collecte puis l’exploitation des sources de données. Une fois ces bonnes pratiques définies, les fondamentaux menant à la réussite du projet se résument en trois points principaux :

• Définir la structure des différents reportings sans (re)tomber dans les écueils de certains projets débouchant sur de véritables « usines à gaz Excel ».
• Favoriser le travail collaboratif afin d’augmenter son adaptabilité face aux enjeux métier souvent fluctuants et volatiles tout au long de la vie du projet.
• Accompagner le changement auprès des utilisateurs qui font la performance et l’intelligence de l’entreprise.

Lorsque les outils sont très flexibles, la phase de cadrage en amont est encore plus importante pour s’assurer de la viabilité du projet et ne pas se retrouver dans l’impasse en cours de développement. Faire l’économie de cette phase peut s’avérer être irréversible pour la suite du projet ! Anaplan est une plateforme qui peut précisément intégrer tous les facteurs clés de succès d’un projet d’élaboration budgétaire grâce à sa dimension transversale et aux atouts qu’elle offre pour connecter le plan budgétaire avec les équipes et les données, sous réserve que le projet soit bien cadré dès le départ.