Oracle PBCS : Comment réussir et profiter pleinement de la migration PBCS ou ePBCS

L’évolution des EPM vers le Cloud est une réalité de plus en plus forte. Elle accompagne une stratégie de fond des éditeurs répondant au besoin des entreprises de consommer un service évolutif et adapté à leurs besoins. En investissant de manière importante dans Oracle PBCS (Planning and Budgeting Cloud) et ePBCS, Oracle s’inscrit pleinement dans ce mouvement : migrer vers PBCS ou ePBCS permet donc de bénéficier de l’ensemble des apports fonctionnels de l’éditeur. Il est également possible d’aller plus loin en intégrant des fonctionnalités de Data Visualisation et de Dashboarding grâce à la complémentarité avec la solution de Business Intelligence Oracle OAC (Oracle Analytics Cloud). Mais pour réussir pleinement l’implémentation de PBCS, la migration doit être anticipée sur un ensemble de points clés et le projet cadré sur les évolutions à mener.

Conseil #1 : connaître les différences entre Oracle PBCS et ePBCS

Oracle Hyperion Planning, PBCS et ePBCS appartiennent tous trois à la même famille des outils de contrôle de gestion d’Oracle. La solution Hyperion Planning constitue un standard du marché, largement utilisé par une large communauté de contrôleurs de gestion, mais n’est disponible qu’en version On-Premise et ne permet donc pas de bénéficier des avantages du Cloud.

Oracle PBCS et ePBCS sont quant à elles des solutions full Cloud, qui disposent du même champ d’application mais présentent quelques différences.

Oracle PBCS se présente comme une boîte à outils qui offre de la flexibilité en matière de configuration et de manipulation des cubes de données. Il s’agit d’une solution de modélisation et de simulation complète facilitant la saisie, l’accès et la diffusion de l’information, notamment grâce à sa disponibilité sur mobile et à ses fonctionnalités de Data Mining qui démocratisent l’analyse des données auprès des opérationnels. La solution offre également l’avantage de pouvoir s’étendre sur différents process tel que la gestion de la Supply Chain, les achats, les ressources humaines ou la gestion des budgets IT.

A l’inverse, Oracle ePBCS est davantage une solution clé en main qui dispose d’un pré-paramétrage, et qui laisse peu de place à la personnalisation. Elle conviendra aux entreprises dont les besoins sont relativement simples et qui, bien souvent, déploient ePBCS en première implémentation. Il y a donc finalement peu de migration vers ePBCS : les entreprises utilisatrices d’Oracle Planning ou Essbase ont besoin de la flexibilité offerte par PBCS.

Conseil #2 : anticiper les prérequis et les points d’attention liés à Oracle PBCS

Quelques principaux points d’attention sont à prendre en compte par les entreprises sur Planning ou Essbase pour pouvoir migrer vers PBCS :

La compatibilité de sa version On-Premise avec un projet de migration

PBCS est une solution Cloud qui embarque un certain nombre d’utilitaires. Ces derniers ne peuvent fonctionner qu’à partir de la version d’Oracle R11.1.2.1. Pour les utilisateurs de versions antérieure, la migration vers Oracle PBCS reste envisageable, mais elle nécessitera de migrer préalablement sur l’environnement R11.1.2.1. avec la reconstruction de certains éléments indispensables à la migration.

Il s’agit uniquement d’une étape technique intermédiaire, qui représente quelques jours supplémentaires dans un projet de migration, mais qui est à anticiper dans son planning et chiffrage de projet.

Le périmètre concerné par la migration Oracle PBCS

PBCS introduit des limitations en matière de nombres de cubes : 1 à 3 cubes de calcul et 4 cubes de reporting, ce qui représente l’équivalent de 8 applications. Pour les candidats à la migration dont le nombre d’applications existantes est limitée à cette configuration, la migration pourra se faire sur une seule application PBCS.

Pour les autres, le projet de migration Oracle PBCS revêt un caractère structurant qui offre plusieurs possibilités que nous avons déjà mené avec succès :

• L’un de nos clients souhaitait migrer 6 applications Oracle Planning. Pour cela, nous avons procédé à une réingénierie applicative consistant à fusionner différentes applications (gestion RH, investissements, compte de résultat, etc.) en une seule.
• Un autre client a quant à lui une vingtaine d’applications sur Planning. Le groupe a opté pour davantage de simplicité dans la migration, choisissant de migrer chacune des applications existantes en une nouvelle application sur PBCS.

Conseil #3 : bien cadrer la migration vers Oracle PBCS

Au regard de ces prérequis techniques et des évolutions fonctionnelles, le projet de migration Oracle PBCS ne se résume donc pas à quelques opérations et manipulations, il faut parfois partir sur un nouveau projet.

Réaliser en amont une étude de cadrage constitue alors l’un des principaux facteurs clés de succès d’une implémentation réussie, cela permet de définir les évolutions attendues en termes d’évolutions fonctionnelles et de profiter pleinement des apports des nouvelles fonctionnalités. S’appuyer en particulier sur une démarche agile permet de s’assurer que l’application mise en œuvre est au plus proche des besoins métiers, en anticipant en particulier les points suivants :

• Le référentiel : il est nécessaire de bien appréhender le niveau d’analyse souhaité, en se posant les bonnes questions : quel degré de profondeur est-il nécessaire ? Quels sont les niveaux hiérarchiques à créer ? Bien penser cette dimension structurante sera déterminante pour la pertinence des calculs et des analyses, et nécessite une vraie démarche de réflexion.
• Le flux de données : l’identification des systèmes sources et des moyens d’extraction de données en amont d’un projet de migration est également déterminante, qui pourra impacter la durée du projet.
• Le besoin métier : la solution mise en œuvre doit avant tout répondre aux besoins des utilisateurs métiers. Il est nécessaire de les impliquer dès la phase d’initiation du projet de migration afin de cadrer et formaliser leurs attentes pour les retranscrire en règles, étapes et processus clairs paramétrés dans Oracle PBCS.

Conseil #4 : prévoir les impacts d’Oracle PBCS et la conduite du changement nécessaire

L’expérience utilisateur est globalement simplifiée sur Oracle PBCS. Plus complète, plus ergonomique et mobile, elle facilite la collecte des données, permet de bénéficier des montées de version automatique, s’intègre facilement avec Office et présente des nouvelles fonctionnalités de Dashboarding. Cependant le passage vers une application full SaaS introduit des changements qu’il faut anticiper pour les organisations habituées à travailler en mode on-Premise…

L’interface de navigation est différente sous Oracle PBCS. La solution présente notamment des changements dans les boutons de navigations positionnés différemment, une nouvelle aide à la navigation en ligne enrichie de tutoriels et des fonctionnalités supplémentaires permettant d’interroger les données de manière plus intuitive.

L’utilisation sur Excel peut aussi être différente avec le passage sur SmartView pour les utilisateurs habitués à l’add-in Excel. Il faut donc anticiper les changements que cela va entraîner en évoluant de l’un à l’autre.

D’ailleurs, n’hésitez pas également à télécharger notre guide pratique pour découvrir comment bien faire évoluer votre système d’information financier pour qu’il accompagne la transformation de la fonction finance :

Conseil #5 : Accompagner les métiers sur les bonnes pratiques d’utilisation d’Oracle PBCS

Les retours de nos clients sur PBCS sont globalement positifs : la solution peut être administrée par des profils métiers sans intervention de la technique, avec une utilisation simplifiée qui permet de diminuer les coûts IT, et ils confirment également la complétude fonctionnelle de la solution.

Au fil des expériences menées avec nos clients, nous avons identifié les bonnes pratiques suivantes :

• Être rigoureux au niveau de la récupération de la sauvegarde. La gestion des sauvegardes applicatives est facilitée avec Oracle PBCS : elle est faite toutes les nuits et peut être enregistrée sur l’ordinateur pour garder un historique. Le fait de donner la main à des fonctionnels nécessite de ne pas lésiner sur la formation et l’accompagnement IT, pour les inviter à se poser les bonnes questions. La bonne pratique à leur communiquer est de récupérer les sauvegardes au jour le jour, chaque sauvegarde écrasant la précédente.
• Utiliser les listes de tâches. Un écueil relativement fréquent consiste à disposer d’une application mal documentée, menant à des problèmes de compréhension et d’interprétation du processus et des données par les utilisateurs. Utiliser les listes de tâches permet de guider pas à pas l’utilisateur dans l’établissement de son budget. Intégrer les principaux utilisateurs dans la définition de ces listes et du langage associé permettra de fournir aux utilisateurs un cadre d’accompagnement optimisé.
• Utiliser les outils d’auditabilité. Nous avons rencontré chez l’un de nos clients le cas d’un utilisateur qui, sans le savoir, lançait une règle de suppression après avoir fait des chargements de données, alors qu’il était à la recherche de données pour une entité juridique dont il avait la responsabilité. Pour l’administrateur fonctionnel, l’utilisation des outils d’auditabilité embarqués dans l’application a permis de retracer toutes les règles métiers lancées par les utilisateurs, ainsi que leur périmètre et d’identifier la cause du problème. Ces outils se déclinent en rapports simples à lire et à comprendre.

Initier un projet d’implémentation ou de migration vers Oracle PBCS ou ePBCS nécessite donc d’anticiper un certain nombre de facteurs déterminants. Notre double expertise métier et applicative peut vous aider à bien anticiper les questions à se poser et bien dimensionner votre projet.

Migrer vers Oracle PBCS peut notamment être l’occasion de redéfinir et d’optimiser les processus existants, en particulier pour les organisations dont le périmètre applicatif est complexe et l’historique important. Dans ce domaine, nous pouvons également vous proposer une offre d’accompagnement complète depuis le cadrage de projet jusqu’à l’accompagnement à la conduite du changement.

Notre offre de TMA permet notamment aux clients de tester en grandeur nature la migration vers PBCS à travers un POC.