La note de cadrage, une étape essentielle pour bien réussir tous les projets, même les plus complexes

Présentations

Dans le cadre de l’enrichissement de l’offre de Conseil &AMOA proposée par Smarthys, nous avons interrogé Nicolas Cuesta, Rim El Hamaoui et Bruno Puech qui continuent cette nouvelle task force !

Nicolas Cuesta, Manager EPM chez Smarthys

Après avoir commencé son parcours en tant que Contrôleur de Gestion dans un grand groupe, où il intervient sur des missions de conseil et d’intégration des solutions Oracle. Il rejoint un cabinet parmi les « Big Four » où il a l’occasion de développer une connaissance multi-solutions autour d’Anaplan et de Tagetik notamment.  Fort de cette expérience, il intègre Smarthys Consulting pour faire bénéficier à ses clients de sa double expertise métier & applicative sur la dimension conseil. Avec son expertise Oracle et de sa longue expérience dans l’EPM, Nicolas a pour mission au côté de Bruno Puech de développer l’activité AMOA en complément des projets d’intégration EPM.

Rim El Hamaoui, Project manager chez Smarthys

Après avoir passé 5 ans chez KPMG en Conseil Finance sur le secteur Banque & Assurance, où elle a participé à de nombreuses missions de cadrage, revues de processus post fusion acquisitions et où elle a pu travailler à la mise en place auprès de directions financières d’outils de pilotage et de contrôle de gestion. Elle rejoint SQORUS il y a 2 ans pour venir enrichir de ses compétences la Business Unit EPM de Smarthys. Dotée de son expérience pure conseil, elle est également un des maillons forts de cette nouvelle équipe.

Bruno Puech, Directeur Conseil & AMOA

Il est le chef d’orchestre de cette équipe. Ayant commencé sa carrière dans le contrôle de gestion chez Crédit Agricole S.A., il a ensuite évolué vers le conseil pour accompagner la transformation des SI Finance de nombreux groupes parmi lesquels HSBC, Acadomia, Natixis, France Boissons, Grand Frais, Carrefour… Avec cette double compétence expertise applicative & métier, il saura développer avec brio cette nouvelle offre orientée sur le conseil.

Qu’est-ce qu’une mission de cadrage et pourquoi cette étape ?

La mission de cadrage émane d’une demande client qui souhaite optimiser les processus actuels, en mettre en place de nouveaux, ou réaliser la refonte d’une organisation.

Elle est une étape préalable à tout projet et peut-être appréciée indépendamment du processus de choix de la solution ou de l’intégrateur.

L’objectif de la note de cadrage est d’aider le client à mieux cadrer un projet : quel est l’objectif, le besoin mais aussi les enjeux et les problématiques notamment sur la partie solution applicative, les champs du projet et ses limites… La mission de cadrage donnera lieu à une note de cadrage qui représente le livrable fourni au client à la fin du projet.

La mission s’articule autour de 2 grands jalons :

• Dans un premier temps le cabinet de conseil va se focaliser sur le recueil des ambitions du client, il va prendre en compte les limites et points forts de l’existant et bien comprendre les attentes au niveau du groupe et des filiales.
• Dans un second temps le cabinet va se concentrer sur la définition de la cible, puis définir la trajectoire du projet avec la mise en perspective d’un plan projet pour adresser le besoin. Il sera également essentiel de définir comment l’entreprise va fonctionner pendant la période transitoire. Sur cette étape une parfaite maîtrise des possibilités apportées par les solutions applicatives est essentielle.

La note cadrage peut aussi faire apparaitre des quick win qui devront s’insérer dans le plan de transformation.

Cette mission de cadrage nécessite de rencontrer les sponsors du projet, d’étudier les Systèmes d’Informations existants. Les actions seront différentes selon le besoin exprimé, elle permettra donc d’assurer une réponse finale adaptée aux attentes des clients.

Enfin, la note de cadrage doit dans ces différentes étapes adresser les 3 piliers de la transformation : les processus, l’organisation et les outils. Elle suppose donc une maitrise de ces trois composants.

« C’est une étape réellement importante qui permet de mettre le projet sur une bonne voie avec de la transparence sur toutes ses dimensions. Un projet bien cadré, c’est la garantie qu’il va bien se dérouler et bien répondre aux 3 piliers de la transformation en proposant des processus et des outils performants alignés avec l’organisation du client. »

Rim El Hamaoui

Première question : comment réussir une mission de cadrage ?

Comme évoqué précédemment, dans le cadre d’une mission de cadrage, notre approche se décline autour de 2 phases : cadrage et analyse de l’existant, et la définition de la cible comme de la trajectoire et temporalité pour l’atteindre.

La phase de cadrage et d’analyse de l’existant

Les objectifs de la phase de cadrage et d’analyse de l’existant sont de définir le besoin du client qui n’est pas encore clairement défini à ce stade. Clarifier ce qu’il convient de garder ou au contraire de repenser en s’appuyant sur des benchmarks et retours d’expérience. Identifier les leviers d’amélioration et d’accélération seront nos priorités. Qualifier le risque et évaluer les impacts attendus seront également au cœur des attentes de cette première phase.

Pour répondre à ces objectifs, la démarche mise en place par Smarthys Consultant consiste à conduire des entretiens avec les interlocuteurs et les parties prenantes. La revue des processus existants et de la documentation disponible.

Cette première étape permet alors de rédiger un rapport d’étonnement et les premières recommandations.

• Pour réussir cette étape :

Il sera essentiel d’avoir une vision alignée du management sur les enjeux du projet. D’identifier précisément des lignes directrices d’évolution du modèle et des axes à investiguer en phase 2 et de s’assurer de la disponibilité des sachants clés pour les ateliers.

La phase de définition de la cible et de la trajectoire pour l’atteindre

La phase de définition de la cible et de la trajectoire pour l’atteindre, a pour objectif de détailler certains sujets critiques identifiés lors de la phase de diagnostic. De valider la cible et de définir une trajectoire. Et d’évaluer l’effort de mise en œuvre pour atteindre la cible.

La démarche mise en place consiste à conduire une analyse approfondie des processus en place à travers des ateliers thématiques pour étudier les leviers d’optimisation du modèle de pilotage et des processus d’élaboration budgétaire.

Cette étape permet de proposer des axes d’améliorations et recommandations autour des processus, des référentiels, de l’organisation et des systèmes d’information. Nous fournissons alors une synthèse des actions recommandées à mettre en place incluant : les principes directeurs de la cible, les efforts de changement et un road blocks.

• Pour réussir cette étape :

Il sera important d’impliquer les acteurs métiers mais aussi de la transformation et des systèmes d’informations mais aussi le top management pour avoir une validation commune de la cible et de la trajectoire retenue ainsi que l’engagement du tous sur le projet à venir.

À quel type de projet ou dans quel contexte la note de cadrage est-elle indispensable ?

L’offre s’adresse à des directions financières ou de contrôle de gestion, des services comptables, consolidation ou des directions IT sur la partie infrastructure. Celle-ci s’adresse plutôt à des grands et moyens comptes, mais peut également s’adresser à des PME qui veulent faire du build to cloud (BTC).

Pour illustrer, nous avons réalisé une note de cadrage dans le cadre de fusion pour donner suite au rachat de plusieurs entités. Chaque entité avait son propre contrôle de gestion avec des pratiques différentes, et des pratiques manuelles dans Excel. Le passage d’un fonctionnement simple avec des outils bureautiques, à des processus structurés a des impacts sur les processus, les outils structurants et les automatisations. La mission de cadrage permet donc de voir le gap et le delta à franchir pour arriver à l’objectif. En commençant par la revue de l’existant, cela permet de voir les enjeux du projet et les éléments qui sont très différents, jusqu’au budget pour la mise en place.

Smarthys a réalisé une note de cadrage pour un projet EPM dans une grande entreprise. Nous avons réalisé une étude de faisabilité, identifié par quoi commencer et la meilleure manière de s’y prendre en définissant le lotissement et le planning du projet.

Quels sont les bénéfices de la note de cadrage ?

Rédiger une note de cadrage permet notamment d’adresser ces éléments :

• Bénéficier d’un rapport d’étonnement : apport d’idées nouvelles, bénéficier de bons retours d’expérience ou de bonnes pratiques
• Définir un schéma directeur et le lotissement
• Identifier les risques et toutes les dimensions du projet
• Présenter des actions court terme et moyen terme pour arriver à la nouvelle cible en rappelant les écarts et le point de départ
• Définir la méthodologie qui sera appliquée
• Sécuriser les étapes suivantes et le cahier des charges notamment
• Réduire les coûts du projet avec un descriptif bien cadré et optimisé
• Définir les interlocuteurs et les embarquer en amont du projet

« La mission de cadrage permet de prendre le recul nécessaire, d’identifier les potentiels risques en amont des projets, et d’apporter de la sérénité à tout le monde par la suite. Le cadrage évite de s’équiper d’une Formule 1 alors que l’objectif est le Paris-Dakar, en d’autres termes de veiller à ce que la solution qui sera mise en place soit adaptée aux besoins adressés. »

Nicolas Cuesta

Quels sont les « risques » liés à la note de cadrage ?

Il y a plusieurs risques à ne pas réaliser de note de cadrage ; en effet, il serait trompeur de penser que votre projet est simple ou que son périmètre est connu et compris de tous. La mission de cadrage peut révéler de vraies complexités dans le projet qui auront des impacts sur le périmètre, le budget et les acteurs ; qu’il s’agisse des partenaires, cabinet de conseil ou des intégrateurs. Une fois la note de cadrage réalisée, il ne faut pas omettre le cahier des charges. La note de cadrage est bien la première étape à réaliser, celle qui permet de savoir ce qu’on veut et où on veut aller. Cependant, elle ne se suffit pas à elle-même pour réaliser l’appel d’offres. Il faut nécessairement définir un cahier des charges après cette étape. Celui-ci sera beaucoup plus précis et va définir tous les éléments avec des spécifications détaillées. Enfin il ne faut pas attendre trop longtemps pour lancer son projet. Effectivement, un an après la note de cadrage, beaucoup de choses auront changé, la note de cadrage ne sera plus parfaitement adaptée.

Pourriez-vous nous présenter l’offre de Smarthys autour de cette mission de cadrage ?

Smarthys développe des offres en Conseil & AMOA, parmi elles, la note de cadrage est une offre orientée process review. Il est possible de réaliser en amont un audit flash, afin de décider des choses à faire en priorité. Puis, il sera pertinent de réaliser une mission de note cadrage pour délimiter le projet dans le temps.

L’équipe mise en place possède une double expertise métier et applicative, ce qui est le point clé pour pouvoir répondre aux enjeux métiers mais aussi solution d’un besoin de transformation.

Une des forces de Smarthys est aussi de pouvoir capitaliser sur de nombreux retours d’expériences et l’ensemble des expertises du groupe SQORUS : expertises RH, IT, Finance et transformation.

« Nous connaissons vraiment les solutions, notre expertise en tant que conseil intégrateur permet de bien comprendre comment les besoins pourront être traduits dans les outils, et faire le lien entre le besoin et la déclinaison opérationnelle. Cela permet au client de mieux se projeter dans la concrétisation de son besoin, car on connaît toute la mécanique. Avec des conseils pointus comme les grands cabinets, nous avons en plus cette capacité à projeter le client dans l’outil. Et nos expériences de déploiement permettront d’orienter le client dans la bonne direction. »

Nicolas Cuesta

C’est donc en agissant sur les trois paramètres du triptyque « people, process, technology » que Smarthys accompagne ses clients et répond à leurs besoins de modernisation et d’amélioration de leurs processus sur le long terme.

« L’aspect pratique est ancré dans notre ADN de cabinet de conseil et intégrateur, au-delà de penser les processus nous avons une vision claire de la manière de mettre en place les solutions et de l’accompagnement dans l’utilisation. En effet dès qu’on aborde les processus, notre équipe peut se projeter dans les outils car nous avons une grande expertise des solutions proposées et de l’AMO. »

Bruno Puech

Pourriez-vous donner quelques exemples de sujets de missions de cadrage réalisées pour vos clients ?

« Pour conclure, j’ajouterai juste que comme dit plus haut, cette mission de cadrage n’est qu’une étape certes très importante mais elle ne peut pas déboucher sur le lancement d’un projet sans un cahier des charges précis. Comme disait si bien Churchill : “Que la stratégie soit belle est un fait, mais n’oubliez pas de regarder le résultat.”
Chez Smarthys, nous sommes là pour nous fondre dans votre écosystème et vous aider en fonction de la stratégie définie ensemble à obtenir un résultat optimal en fonction de vos objectifs et des solutions apportées par les éditeurs. Un rôle de partenaire dans une stratégie gagnant – gagnant, tel est notre objectif avec nos clients. »

Bruno Puech