Déploiement d’une solution EPM : les enjeux d’agilité et d’évolutivité

Aujourd’hui, la méthode agile ne fait plus débat dans la mise en œuvre des projets SI. Elle est une source importante de création de valeur et permet d’amener de la satisfaction client plus tôt tout en simplifiant la conduite du changement pour les utilisateurs finaux. Tout le monde converge ainsi vers l’agile, en choisissant parmi les différentes méthodes existantes – Scrum étant de loin la plus répandue – ou en développant sa propre méthodologie comme c’est le cas pour les projets Anaplan avec « Anaplan Way ».

En revanche, les contraintes inhérentes au déploiement d’une solution EPM et à ses impacts sur l’organisation et les processus font que le mode agile n’occulte pas l’importance du cadrage du besoin en amont et que les enjeux autour de l’évolutivité finale et du respect du budget restent très importants. Il est donc essentiel de retenir une méthodologie projet agile adaptée au déploiement de la solution EPM retenue ainsi qu’aux objectifs assignés, tout en cherchant à être suffisamment précis dans le périmètre pour faire converger ses attentes avec un engagement au forfait de la part du prestataire de services, mais comment faire ?

L’agilité : une tendance de fond incontournable aux nombreux avantages…

En 2019, le rapport de CollabNet VersionOne sur l’état de l’agilité rapportait que 97 % des entreprises appliquaient des méthodes agiles (source). Les avantages par rapport aux méthodes traditionnelles sont largement reconnus : capacité à s’adapter pendant le projet aux changements impactant l’entreprise, disparition de « l’effet tunnel » de certains projets trop longs, Go Live plus sereins grâce à des livraisons mieux testées en amont et centrées sur les éléments réellement créateurs de valeur pour les utilisateurs finaux, etc.

La flexibilité est telle dans un projet agile, que l’on peut amender et faire évoluer la réponse au besoin métier en continu grâce aux feedbacks réguliers des utilisateurs à chaque fin de cycle. Cette collaboration permanente entre l’équipe projet et les collaborateurs métiers permet de mieux les impliquer durant toutes les phases. La solution EPM déployée épouse ainsi parfaitement le besoin métier et cela permet d’être opérationnel plus rapidement.

Cette souplesse dans la mise en œuvre et cette approche du pilotage centrée sur la valeur et la création de la meilleure offre possible sont devenus indispensables dans la quête permanente des entreprises d’améliorer leur compétitivité et d’optimiser leurs coûts de fonctionnement. L’approche agile est d’autant plus pertinente que l’on souhaite évoluer vers la mise en place d’un nouveau processus. Par exemple, lorsqu’une entreprise souhaite innover et repenser ses processus budgétaires existants avec de nouvelles approches telles que BBZ (Budget Base Zéro) ou Beyong Budgeting, la construction se fera par étapes progressives et le premier facteur clé de succès sera d’impliquer les équipes métiers pour « construire en réfléchissant » et faire évoluer l’organisation et les processus au fur et à mesure. Dans ce contexte, la méthode agile prend tout son sens…

… mais avec certaines limites si l’on veut garantir l’évolutivité de la solution EPM

Les enjeux du déploiement d’une solution EPM visent à transformer le SI Finance en apportant de nouvelles réflexions et approches pour améliorer les processus et faire bouger les lignes. C’est pourquoi la flexibilité inhérente au mode agile ne doit pas se faire au détriment des principaux objectifs du projet mais aussi du respect des deadlines qui sont également des point clés pour réussir. L’agilité, aussi vertueuse soit-elle, ne veut pas dire absence de vision en amont et n’induit pas une absence totale de contraintes, bien au contraire. L’expression du besoin et sa validation formelle en amont seront toujours des préalables au succès. C’est d’autant plus important que la mise en place d’une solution EPM impactera l’organisation et les processus comme nous le disions.

Aussi, il sera indispensable de valider certains éléments selon la nature du projet :

  • Définition du besoin de manière détaillée dès le départ,
  • Respect d’un planning et des temps de mise en œuvre,
  • Suivi du backlog avec un périmètre réaliste dans les différents sprints,
  • Formalisation de la documentation au fur et à mesure.

Même un mode agile, un projet EPM doit être bien encadré dès le départ car les processus financiers doivent rester parfaitement maîtrisés, ce qui reste assez naturel puisqu’ils sont généralement plus « standard » et le champ des possibles est plus restreint que dans d’autres projets métiers. Le cadrage en amont est primordial mais ne doit pas supprimer les avantages de l’agile par la suite. On définit les grands éléments structurants en se laissant suffisamment de liberté pour faire évoluer les processus, car le vrai enjeu est de garantir l’évolutivité du modèle de données et des processus autour de la solution EPM déployée.

Prédéfinir le besoin métier et plus précisément le modèle de données et son cycle de vie, de la source à la restitution finale attendue, reste une démarche vertueuse en mode agile. Ce qui compte le plus, c’est la cohérence globale du triptyque Organisation – Processus – Outils comme nous le rappelons souvent dans nos missions d’audit et de reprise de projet. On déploie en mode agile et on vise l’évolutivité pour préserver la capacité d’innovation et de valorisation des données auprès des utilisateurs dans le temps. C’est pourquoi, les solutions EPM favorisent de plus en plus cette évolutivité des paramétrages et des référentiels de données, comme c’est le cas dans Anaplan.

La méthode agile est-elle compatible avec un engagement au forfait du prestataire EPM ?

Ces limites et ce besoin de cadrage en amont doivent également être appréciés au regard du besoin de la plupart des organisations d’avoir un engagement au forfait de la part du prestataire, ce qui paraît antinomique puisqu’on projette de « construire en réfléchissant », tout ne peut pas être anticipé. C’est pour cela que nous avons enrichi au fil de nos expériences notre méthodologie d’implémentation pour bénéficier de la flexibilité du mode agile tout en proposant de respecter un forfait.

Pour cela, l’engagement forfaitaire repose sur la définition du besoin et l’estimation initiale d’un périmètre attendu qui définit le backlog. Les ajustements nécessaires en cours de déploiement restent bien dans ce périmètre initial mais si des points supplémentaires se rajoutent et sont susceptibles de l’élargir, ils doivent être identifiés comme tel et débattus en comité de pilotage. C’est bien le côté « sans limite » ou « sans fin » du mode agile qui doit être encadré pour que le projet reste bénéfique et créateur de valeur pour toutes les parties prenantes. On peut certes interchanger des actions prévues mais ne pas multiplier leur nombre indéfiniment.

L’agilité dans le déploiement d’une solution EPM est donc une approche très vertueuse mais elle apportera d’autant plus de valeur si elle reste encadrée tout en conservant le pragmatisme indispensable.